लेकिन आधुनिक लोग यह नहीं जानते कि ईमेल कैसे लिखें? यह सच है कि पुराने जमाने में लोग दूर के लोगों को पत्र लिखा करते थे। आज के डिजिटल युग में लोग पत्र नहीं लिखते हैं। लेकिन, आपको अपने विचार व्यक्त करने होंगे।
तो, अब आधुनिक युग में लोग ईमेल करते हैं। ईमेल के माध्यम से निकट और दूर सभी के साथ संवाद करना बहुत आसान और सुंदर है। अपने विचार व्यक्त करने के साथ-साथ विभिन्न कार्यों में ईमेल की अत्यधिक आवश्यकता होती है।
कार्यस्थल या विदेश में पढ़ाई या किसी अन्य विषय में ईमेल की भूमिका बहुत होती है। आज हम चर्चा करेंगे कि ईमेल कैसे लिखें। चलो पता करते हैं।
ईमेल क्या है?
ईमेल लिखने का तरीका जानने से पहले, आपको यह जानना होगा कि ईमेल क्या है! ईमेल इलेक्ट्रॉनिक मेल का संक्षिप्त नाम है। इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करते हुए, इंटरनेट हमें बहुत जल्दी एक स्थान से दूसरे स्थान पर समाचार भेजने की अनुमति देता है।
किसी चीज को एक जगह से दूसरी जगह ले जाने के लिए एड्रेस की जरूरत होती है। ईमेल पता भी लेता है। तो, आपको ईमेल आईडी करना होगा। प्रेषक को एक ईमेल आईडी की आवश्यकता होती है और प्राप्तकर्ता को भी एक ईमेल आईडी की आवश्यकता होती है।
हम विभिन्न उद्देश्यों के लिए ईमेल करते हैं। मैं काम करता हूं, मैं ईमेल करता हूं जब मैं कहीं नौकरी के लिए आवेदन करता हूं, मैं देश के बाहर एक विश्वविद्यालय में अध्ययन के लिए आवेदन करता हूं, मैं सरकारी नौकरी के लिए ईमेल करता हूं। इसके अलावा, मैं अपने रिश्तेदारों, दोस्तों और परिचितों को ईमेल भेजता हूं।
ईमेल आमतौर पर दो तरह के होते हैं। जैसे:
- आधिकारिक ईमेल
- अनौपचारिक ईमेल
आधिकारिक ईमेल में विभिन्न कंपनियों के विभिन्न सरकारी ईमेल या ईमेल शामिल होते हैं। और माता-पिता, भाई-बहन, रिश्तेदारों और दोस्तों द्वारा भेजे गए कोई भी ईमेल अनौपचारिक ईमेल होते हैं।
1. आधिकारिक ईमेल लिखने के नियम
विषय
किसी भी लेखन का एक विषय होता है। विषय पर जो लिखा जा रहा है उसका एक शीर्षक है। ईमेल लिखते समय आपको राइटिंग के ऊपर एक टाइटल देना होता है। इस शीर्षक को लिखने के लिए एक अलग जगह है, आपको वहां लिखना है।
किसी को ई-मेल भेजने से पहले वह हेडलाइन देखकर बता सकेगा कि ई-मेल किस बारे में है। यदि ईमेल में विषय दिया गया है, तो यह जानना बहुत आसान है कि कौन सा ईमेल महत्वपूर्ण है और कौन सा नहीं। इसलिए विषय का निर्धारण करते समय महत्वपूर्ण शब्दों का प्रयोग करना चाहिए।
ये विषय विविध हो सकते हैं। जैसे कि:
- नौकरी के लिए आवेदन
- मैं अधिक जानकारी का अनुरोध करता हूं
- शनिवार की बैठक की सामग्री
- परियोजना के विचार
हालांकि, टाइटेल लिखते समय बड़े अक्षरों का न होना बेहतर है। यदि सभी अक्षर अपरकेस हैं, तो ऐसा लगता है कि प्रेषक जोर से बात कर रहा है या बहस कर रहा है। बाहरी दुनिया के बुद्धिमान लोग इसे बहुत नापसंद करते हैं। इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि शीर्षक की वर्तनी गलत न हो।
अभिवादन
ईमेल लिखना शुरू करने के लिए अभिवादन पहली पंक्ति है। यह आमतौर पर किसी को संबोधित किया जाता है। आधिकारिक ईमेल लिखते समय, हम आमतौर पर “सर या मैडम” से शुरू करते हैं।
ईमेल को हाय या हैलो से शुरू किया जा सकता है अगर इसे अंग्रेजी में शुरू किया गया है। कई लोग सोच सकते हैं कि हाय या हैलो से केवल अनौपचारिक ईमेल शुरू किया जा सकता है, औपचारिक नहीं। लेकिन दोनों ही मामलों में आप Hi या Hello से शुरुआत कर सकते हैं। हालाँकि, डियर का उपयोग किया जा सकता है यदि आपको लगता है कि इसे नहीं दिया जाना चाहिए।
Dear कहने के बाद हम आमतौर पर नाम का ही इस्तेमाल करते हैं। यदि कोई विशिष्ट नाम नहीं है, तो इसे इस प्रकार लिखा जा सकता है।
- Dear Sir,
- Dear Managing Director,
- Dear Hiring Manager
जब आप पहली बार किसी अजनबी को ईमेल भेजते हैं, तो उस स्थिति में Mr. या Ms. इस्तेमाल किया जा सकता है।
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पहला वाक्य
ईमेल शुरू करने के बाद पहला वाक्य लिखने में कई दिक्कतें आती हैं। पहले वाक्य को थोड़ा करीने से लिखने से ईमानदारी का पता चलता है। वाक्य इस प्रकार लिखा जा सकता है।
- आशा है कि आप अच्छे हैं।
- मुझे लगता है सबकुछ ठीक है।
ईमेल का मुख्य भाग
आपको ईमेल के इस भाग में पूरी बात लिखना समाप्त करना होगा। विषय का पूरा विवरण यहां होगा। आधिकारिक ईमेल लिखते समय, यहां केवल आवश्यक शब्दों को हाइलाइट करने की आवश्यकता होती है। वो बातें जो कहना ज्यादा जरूरी है।
अंतिम वाक्य
यह सब कहने के बाद, आपको मेल के बारे में प्राप्तकर्ता के विचार को सत्यापित करने या उसका उत्तर देने के लिए कुछ वाक्यों के साथ समाप्त करना होगा। उदा.
- कृपया अपनी प्रतिक्रिया दें।
- कृपया मुझे बताएं कि मैं आपसे दोबारा कब संपर्क करूंगा।
- और उन्हें पूछना होगा कि क्या उनके पास और प्रश्न हैं।
सबसे अंत में आपको अपना नाम लिखना है। नाम लिखने से पहले इस तरह लिखा जा सकता है।
- सादर,
- आपका शुक्रिया,
आधिकारिक ईमेल का एक उदाहरण नीचे दिया गया है:
From: dafroj4@gmail.com
To: maha98@gmail.com
विषय: बैठक के बारे में चर्चा
गणमान्य सदस्यगण,
बैठक में शामिल होने के लिए आप सभी का बहुत-बहुत धन्यवाद। इस मुद्दे पर निर्णय लेना हमारे लिए बहुत सुविधाजनक रहा है क्योंकि सभी एक साथ जुड़ गए हैं। कमोबेश अलग-अलग चीजों पर सभी ने अपने विचार दिए हैं। मैंने कुछ और चीजों के बारे में सोचा। मैंने इसे इस मेल की मदद से आपको भेजा है। कृपया मेरे साथ इन मुद्दों पर चर्चा करें और मुझे अंतिम उत्तर दें।
सभी को धन्यवाद,
दिलरुबा अफ़रोज़
2. अनौपचारिक ईमेल लिखने के नियम
From से BCC को अनौपचारिक ईमेल लिखने के नियम समान होंगे। विषय से विषय में परिवर्तन हो सकते हैं। चूंकि यह परिवार और दोस्तों के लिए है, इसलिए यह थोड़ा दोस्ताना हो सकता है। उदा.
- मैंने आपको वीडियो दिया है
- परीक्षा दिनचर्या
- इस विषय को पढ़ें
अभिवादन
ऐसे में नमस्ते या नमस्ते से ही अभिवादन की शुरुआत की जा सकती है।
मुख्य अंश
यहाँ विवरण हैं। चूंकि मेल संक्षिप्त रूप में है, इसलिए इस मामले में महत्वपूर्ण बातें कहना और अनावश्यक चीजों को बाहर करना आवश्यक है।
अंतिम वाक्य
अनौपचारिक ईमेल के मामले में, आपको अंत के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इस मामले में, मेल किसी भी दोस्ताना वाक्य या शब्द के साथ समाप्त हो सकता है। उदा.
- अलविदा,
- बाद में मिलते है,
- अपना ध्यान रखना।
नीचे एक अनौपचारिक ईमेल का उदाहरण दिया गया है:
From: dafroj4@gmail.com
To: maha98@gmail.com
विषय: शादी का निमंत्रण
प्रिय महबूबा,
आशा है, आप कुशल हैं। मैंने आपको पहले भी बताया है, लेकिन मैं आपको फिर से बता रहा हूं। मुझे उम्मीद है कि आपको याद होगा कि अगले महीने की 25 तारीख मेरी शादी का दिन है। आपकी उपस्थिति सबसे वांछनीय है।
खुश रहो
दिलरुबा
यदि आप ईमेल करना चाहते हैं, तो आपको कुछ नियमों और विनियमों का पालन करना होगा। ईमेल में कुछ शब्द हैं और आपको उनके बारे में एक आईडिया होना चाहिए।
ईमेल कैसे लिखें?
From- ईमेल की इस जगह पर आपको भेजने वाले का पता यानी ईमेल आईडी देना होता है। किसी भी प्रकार का मेल भेजने से पहले पता यहां अवश्य दिया जाना चाहिए। प्रेषक के पते के बिना मेल नहीं भेजा जा सकता है।
To- यहां आपको प्राप्तकर्ता का पता देना होगा। आपको उस व्यक्ति की ईमेल आईडी देनी होगी जिसके नाम से ईमेल जाएगा।
CC- CC का फुल फ्रॉम Carbon Copy कार्बन कॉपी है। यदि कभी भी दो या दो से अधिक लोगों को ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है तो इस CC का उपयोग किया जाता है।
BCC– BCC का फुल फ्रॉम Blind Carbon Copy ब्लाइंड कार्बन कॉपी है। इसका उपयोग CC के समान ही होता है। लेकिन अगर आप BCC का उपयोग करते हैं, तो ईमेल के अन्य प्राप्तकर्ता यह नहीं देख पाएंगे कि यह ईमेल किसी और को भेजा गया है।
निष्कर्ष
अंत में, ईमेल लिखते समय, आपको ईमेल को एक सुंदर छोटी भाषा में लिखना चाहिए। शीर्षक स्पष्ट होना चाहिए। अंग्रेजी में ईमेल लिखते समय आपको ग्रामर पर ध्यान देना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि ईमेल की भाषा बहुत जटिल न हो जाए। उम्मीद है कि ईमेल कैसे लिखना है, इस बारे में कोई संदेह नहीं है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न FAQ
- ईमेल के सब्जेक्ट में क्या लिखा होता है?
ईमेल के विषय को पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पता होना चाहिए कि आपने यह ईमेल उनसे संपर्क करने, प्रश्न पूछने या किसी विशेष विषय के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, या पहले से ही किसी विषय के बारे में अधिक जानने के लिए लिखा है। एक ईमेल जो चल रहा है, या आपने नौकरी के लिए आवेदन किया है, आदि।
2. ईमेल कैसे बनाया जाता है?
- ‘अपना Google खाता बनाएं’ पर जाएं।
- आपना प्रथम और अंतिम नाम दर्ज करें।
- अपना अद्वितीय उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें।
- सांकेतिक शब्द लगना।
- अपने फ़ोन नंबर की पुष्टि करें।
- वैकल्पिक ईमेल पता दर्ज करें।
- अपनी जन्मतिथि और लिंग दर्ज करें।
- सभी नियम और शर्तें स्वीकार करें।
3. ईमेल का मतलब क्या होता है?
ईमेल इलेक्ट्रॉनिक मेल का संक्षिप्त नाम है। इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करते हुए, इंटरनेट हमें बहुत जल्दी एक स्थान से दूसरे स्थान पर समाचार भेजने की अनुमति देता है।