इवेंट प्लानर कैसे बनें – How to Become an Event Planner

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इवेंट प्लानर कैसे बनें
इवेंट प्लानर कैसे बनें

यहां इस लेख में, हम इवेंट मैनेजमेंट की इवेंट प्लानर के बारे में बात करेंगे और किसी को इवेंट मैनेजमेंट कंपनी क्यों शुरू करनी चाहिए? बहुत से लोग मानते हैं कि इवेंट मैनेजमेंट कोई मुश्किल काम नहीं है। छोटे पैमाने की घटनाओं को प्रबंधित करना तुलनात्मक रूप से आसान है। फिर भी, बहुत से काम ऐसे हैं जिन्हें एक निर्धारित अवधि में पूरा करने की आवश्यकता है। मेहमानों को आमंत्रित करना, खाने-पीने की व्यवस्था, स्थान तय करना, पार्टी करते समय हर चीज का ध्यान रखना चाहिए।

योजना में महत्वपूर्ण पहलू बजट और पार्टी का स्थान है। भले ही आप इन सभी व्यवस्थाओं को पूरा करते समय बहुत सतर्क हों, फिर भी आप कुछ आवश्यक चीजों को करने से चूक सकते हैं।

वह तब होता है जब इवेंट मैनेजर आता है। इवेंट मैनेजमेंट टीम उन लोगों के समूह को संदर्भित करती है जो आपकी ओर से आपके सभी कार्यक्रमों की योजना बनाते हैं और व्यवस्थित करते हैं, जबकि आप वापस बैठकर पार्टी का आनंद ले सकते हैं। चाहे आप जन्मदिन की पार्टी दे रहे हों या शादी, वे आपके लिए सब कुछ प्लान और मैनेज करेंगे। इवेंट मैनेजमेंट आसान लग सकता है, लेकिन यह कठिन है। यह वर्तमान में कई नए प्रवेशकों के साथ लाभदायक व्यवसायों में से एक है। यदि आप रचनात्मक हैं, तो आयोजन की योजना बनाना आपके लिए एकदम सही व्यावसायिक अवसर है।

इवेंट प्लानर – मूल बातें

इवेंट प्लानर कैसे बनें
इवेंट प्लानर कैसे बनें

आज दुनिया ग्लैमर और क्रिएटिविटी की तरफ आकर्षित है। इवेंट मैनेजमेंट आप दोनों का अनुभव करेगा। रचनात्मकता इवेंट मैनेजमेंट का अलिखित नियम है। जनसंपर्क में सफल होने के लिए किसी भी व्यवसाय में पहला कदम। पब्लिक रिलेशन से इवेंट मैनेजमेंट सफल हो सकता है।

ग्राहकों से ऑर्डर प्राप्त करने के लिए अपने इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय का विज्ञापन करना अच्छा है। शादियों जैसे अधिक विस्तृत आयोजनों की योजना बनाने में गोता लगाने से पहले जन्मदिन की पार्टियों या छोटे कार्यालय पार्टियों जैसे छोटे पैमाने के आयोजन से शुरुआत करना उचित है।

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चाहे आप अपना व्यवसाय अपने घर या कार्यालय से शुरू करने का निर्णय लें, सुनिश्चित करें कि आप एक ऐसा स्थान चुनते हैं जो आपके ग्राहकों के लिए आसानी से सुलभ हो। यदि आपके ग्राहकों को आपसे मिलने और किराए पर लेने के लिए अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता है, तो वे एक अधिक सुलभ प्रतियोगी चुन सकते हैं, और आप इस प्रक्रिया में अपना व्यवसाय खो सकते हैं।

आपके व्यवसाय के लिए फंडिंग के स्रोत

जब भी आप अपना खुद का व्यवसाय शुरू करते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण चीज जो आपको चाहिए होगी वह है धन। एक इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय थोड़े निवेश से शुरू हो सकता है। आपको जो प्रारंभिक निवेश की आवश्यकता होगी वह व्यवसाय पंजीकरण और कार्यालय सेटअप के लिए है।

फंडिंग के प्राथमिक स्रोत आपकी बचत, बैंक ऋण या एंजेल निवेशक हो सकते हैं। यदि आप अपना व्यवसाय शुरू करने के लिए बैंक ऋण पर विचार करना चाहते हैं, तो बैंक व्यवसाय योजना की समीक्षा करेगा। अगर बैंक को विश्वास हो जाता है कि आप कर्ज और ब्याज चुका सकते हैं। बैंक आपके व्यवसाय के लिए ऋण प्रदान करेगा। अपनी व्यावसायिक योजना में विश्वास हासिल करने के लिए, आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि आपके वित्त उचित हैं।

आपके इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय के लिए धन का एक अन्य स्रोत एंजेल निवेशक हैं। एंजेल निवेशक आपके व्यवसाय को धन देंगे। या तो वे अपनी फंडिंग के लिए इक्विटी मांगेंगे या बैंकों की तरह आपको कर्ज देंगे। वेंचर कैपिटलिस्ट इवेंट मैनेजमेंट बिजनेस को फंड नहीं देते हैं।

शिक्षा जरूरी है

पर्याप्त कौशल और ज्ञान के बिना कोई भी व्यवसाय सफल नहीं हो सकता है। इवेंट मैनेजमेंट एक रचनात्मक क्षेत्र है, इसलिए आपको उस पहलू पर ध्यान देना चाहिए। हर मिनट के विवरण का ध्यान रखने की जरूरत है। आपके विचार जितने रचनात्मक होंगे, आपको उतने ही अधिक ग्राहक मिलेंगे। एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू आपकी इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का नाम है। यह एक और जगह है जहां आपको अपनी रचनात्मकता दिखाने की जरूरत है।

ग्राहकों का ध्यान आकर्षित करने के लिए अपने इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय के लिए कुछ आकर्षक नाम चुनें। अपनी इवेंट मैनेजमेंट कंपनी शुरू करने से पहले, आपको सभी कानूनी औपचारिकताओं का ध्यान रखना होगा। अपनी कंपनी को आवश्यक अधिकारियों के साथ पंजीकृत करें। यदि आप घर से अपना व्यवसाय शुरू करने के इच्छुक हैं, तो कुछ कानूनी पहलू हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि सभी कानूनी पहलू क्रम में हैं।

इवेंट प्लानर प्रमाणन प्राप्त करें

स्थानीय विश्वविद्यालय से इवेंट प्लानिंग या मैनेजमेंट में सर्टिफिकेट प्राप्त करें। कई कॉलेज और विश्वविद्यालय इवेंट मैनेजमेंट क्षेत्र में विभिन्न शैक्षिक अवसर प्रदान कर रहे हैं। एक सफल इवेंट मैनेजमेंट कंपनी चलाने के लिए सर्टिफाइड स्पेशल इवेंट प्रोफेशनल के रूप में काम करने पर विचार करें।

आज, कई निगम और जनता बिना किसी अनुभव के इवेंट प्लानर्स को काम पर रखते हुए प्रमाणन की तलाश में हैं। वे किसी ऐसे इवेंट प्लानर की तुलना में प्रमाणित इवेंट प्लानर पसंद करते हैं जो बिना किसी प्रमाणन के काम कर रहा हो। प्रमाणन प्राप्त करने से आप जो भी करते हैं उससे पेशेवर रूप से निपटने की अनुमति देंगे। संभावित ग्राहकों पर इसका अच्छा प्रभाव पड़ेगा और मौजूदा ग्राहकों को बनाए रखने में भी मदद मिलेगी।

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बाजार लक्ष्य (Target Market)

इवेंट मैनेजमेंट सेवाओं के लक्षित बाजार को मोटे तौर पर दो बाजारों में वर्गीकृत किया जा सकता है। वे कॉर्पोरेट बाजार और सामाजिक बाजार हैं। कॉर्पोरेट शब्द में कंपनियां, चैरिटी और गैर-लाभकारी संगठन शामिल हैं। गैर-लाभकारी संगठन धन जुटाने के लिए एथलेटिक प्रतियोगिता, पर्व अनुदान संचय और बहुत कुछ जैसे कार्यक्रमों की मेजबानी करता है। इन आयोजनों को हर साल आयोजित किया जाता है, बड़े आयोजनों को विशेष कार्यक्रम योजनाकारों की आवश्यकता होती है।

कंपनियां अपने कर्मचारियों, शेयरधारकों और बोर्ड के सदस्यों के लिए विभिन्न पार्टियों की मेजबानी करती हैं। इन कंपनी आयोजनों के लिए एक बड़ा बाजार है।

सामाजिक बाजार (The Social Market)

सामाजिक कार्यक्रम जैसे शादी, रिसेप्शन, जन्मदिन, सालगिरह पार्टियां, रीयूनियन पार्टियां, और बहुत कुछ। आप इन सभी घटनाओं को संभालना चुन सकते हैं या, आप उनमें से किसी एक में विशेषज्ञता प्राप्त कर सकते हैं। आने वाले वर्षों में शादियों और जन्मदिन पार्टियों जैसे आयोजनों का बाजार बढ़ने की उम्मीद है।

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शुरुआती लागत

अपना इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय शुरू करने के लिए आपको जो पैसा चाहिए वह विभिन्न कारकों पर निर्भर करता है। चाहे आप घर से अपना व्यवसाय शुरू करना चुनते हैं या किराए का कार्यालय भी आपके व्यवसाय की स्टार्टअप लागत तय करता है। यह आपके स्वाद और जीवनशैली की पसंद पर भी निर्भर करेगा। ध्यान रखें, यदि आप अपना व्यवसाय घर से संचालित करना चुनते हैं, तो लागत कम होगी।

संचालन (Operations)

हम सभी जानते हैं कि इवेंट प्लानिंग 9 से 5 का काम नहीं है। स्वभाव से, घटना नियोजन में शाम, सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम करना शामिल है। इवेंट मैनेजमेंट के लिए प्रतिबद्ध होने के लिए आवश्यक काम के घंटे आपके द्वारा चुने गए स्थान पर निर्भर करते हैं।

सामाजिक आयोजनों में कॉर्पोरेट आयोजनों की तुलना में सप्ताहांत और छुट्टियां अधिक शामिल होती हैं। हालाँकि, आप चाहे जो भी विशेषज्ञता चुनें, इवेंट मैनेजमेंट में शाम को काम करना शामिल है। उन आयोजनों की योजना ज्यादातर व्यावसायिक घंटों के दौरान की जाती है।

एक इवेंट प्लानर के रूप में आप जिन कार्यों को पूरा करेंगे, उन्हें नीचे सूचीबद्ध किया गया है:

अनुसंधान (Research)

जोखिम को खत्म करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक शोध करना है। बड़े आयोजनों की मांग है या नहीं, इसका पता लगाने के लिए सर्वेक्षण, साक्षात्कार, फोकस समूह अनुसंधान का संचालन करें। यदि आप इवेंट मैनेजमेंट में नए हैं, तो उद्योग के बारे में अपना होमवर्क करना आवश्यक है। आपके शोध में अन्य लोगों के साथ बातचीत भी शामिल है जो आपके जैसा ही काम कर रहे हैं। यदि आप पर्याप्त शोध नहीं करते हैं, तो यह आपके लिए कठिन हो जाएगा, खासकर यदि आपको अपरिचित प्रकार की घटनाओं की योजना बनाने की आवश्यकता है।

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आपके शोध में ग्राहकों से प्रश्न पूछना और उत्तरों के नोट्स बनाना भी शामिल होना चाहिए। यदि आप बहुत कम प्रश्न पूछना चुनते हैं और ग्राहक के उत्तरों पर पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं, तो यह आपकी इवेंट मैनेजमेंट कंपनी की सफलता में अंतर पैदा करेगा।

डिज़ाइन

आपकी अधिकांश रचनात्मकता इवेंट मैनेजमेंट के डिजाइन चरण में सामने आनी चाहिए। इसके लिए या तो आप से या आपके कर्मचारियों से विचार-मंथन की आवश्यकता है। यह आपकी विचार फ़ाइल को देखने का भी समय है। अपने प्रश्नों के ग्राहक के उत्तरों पर विचार करना न भूलें। ये उत्तर आपको सब कुछ विशेष रूप से कार्यक्रम बजट की योजना बनाने में मदद करेंगे। यह आपको ग्राहकों को सुझाव देने से पहले अपने विचार को अच्छी तरह से जांचने में भी सक्षम करेगा।

प्रस्ताव (Proposal )

ग्राहकों का साक्षात्कार लेने और विचार-मंथन समाप्त करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रस्ताव तैयार करने के लिए पर्याप्त जानकारी है। प्रस्ताव का निर्माण समय लेने वाला है और महंगा भी है, खासकर यदि आप तस्वीरें और रेखाचित्र जोड़ना चुनते हैं। याद रखें, केवल बड़ी कंपनियां जो बड़े पैमाने पर आयोजनों की योजना बनाने का निर्णय लेती हैं, वे ग्राहकों को मुफ्त में प्रस्ताव दे सकती हैं। आपको ग्राहकों से परामर्श शुल्क लेने की आवश्यकता है। आप इसे क्लाइंट पर लागू कर सकते हैं यदि वे आपको काम पर रखते हैं।

संगठन (Organization)

इस चरण के तहत, आप व्यवस्थाओं का ध्यान रखेंगे, जैसे कि एक जगह किराए पर लेना, विक्रेताओं को काम पर रखना, और बहुत कुछ। यह सब करते समय, सुनिश्चित करें कि आप किसी क्लाइंट से संपर्क कर सकते हैं जिसके साथ आप ईवेंट से संबंधित अपने सभी निर्णयों पर चर्चा कर सकते हैं।

घटना जितनी बड़ी होगी, उतनी ही आपको इसकी योजना बनाने की आवश्यकता होगी। अधिकांश सम्मेलनों की योजना सालों पहले बनाई गई है। यद्यपि यदि आप इस तरह के आयोजनों को इतने बड़े पैमाने पर आयोजित करना नहीं चुनते हैं, तो आपको बड़ी पार्टियों की व्यवस्था करने के लिए कुछ महीनों की आवश्यकता होगी।

समन्वय (Coordination)

सभी प्रारंभिक योजनाएँ बनाने के बाद, आपको समग्र आयोजन में शामिल सभी गतिविधियों पर ध्यान देना चाहिए। इस बिंदु पर, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी समान तरंग दैर्ध्य पर हैं। आपके पास उचित संचार होना चाहिए। सभी विक्रेताओं को घटना के बारे में स्पष्ट विचार होना चाहिए। उन्हें इस बात की भी जानकारी होनी चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षित है और उन्हें कब पहुंचना है। सब कुछ विक्रेताओं के साथ अनुबंध में दिखाई देना चाहिए। आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि घटना के सभी स्टाफ सदस्य अपनी भूमिकाओं को जानते हैं।

मूल्यांकन (Evaluation)

व्यवसाय की सबसे महत्वपूर्ण परीक्षा ग्राहकों की संतुष्टि में सफलता है। आपका लक्ष्य अपने काम से ग्राहकों को प्रभावित करना है और यह देखना है कि आप ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरा करने में सफल हैं या नहीं। वे आपकी प्रशंसा करेंगे और निश्चित रूप से आपको फिर से नियुक्त करेंगे। ये ग्राहक आपके व्यवसाय के लिए मौखिक विज्ञापन भी प्रदान करेंगे।

आपके ईवेंट की सफलता का मूल्यांकन करने के अन्य तरीके हैं। आप एक इवेंट प्लानिंग सलाहकार को नियुक्त कर सकते हैं जो आपके लिए सफल पार्टियों की मेजबानी कर सकता है। आप अपने कर्मचारियों के साथ घटना के बाद की चर्चा भी कर सकते हैं और उनसे घटना के बारे में प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। आप अन्य उद्योग पेशेवरों जैसे कैटरर्स या बारटेंडर, या इवेंट के बाद मेहमानों से भी फीडबैक प्राप्त कर सकते हैं।

विपणन और संसाधन (Marketing and Resources)

ऑनलाइन विज्ञापन के युग में भी, अधिकांश योजनाकार इस बात से सहमत हैं कि प्रिंट विज्ञापन अच्छी व्यावसायिक समझ रखते हैं। आप पीले पृष्ठ के विज्ञापनों से लेकर चमकदार राष्ट्र प्रकाशनों तक का चयन करते हैं। पीले कागज के विज्ञापन आज भी प्रभावी हैं।

आप विज्ञापन प्रदर्शित करना भी चुन सकते हैं। अपने इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय को व्यापक पीले पन्नों पर विज्ञापित करें। इसमें आपको कुछ पैसे खर्च होंगे। यदि आप इसे बड़ा करते हैं, तो अपने व्यवसाय का लोगो शामिल करें। आप स्थानीय समाचार पत्रों में विज्ञापनों पर भी विचार कर सकते हैं। ऐसे कई समाचार पत्र हैं जो वर और वधू के लिए विशेष खंड प्रकाशित करते हैं। यदि आप कोई विवाह परामर्श करने की योजना बना रहे हैं तो आप अपने इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय को बढ़ावा देने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।

प्रतियोगिता (Competition)

सबसे पहले, आपको अपने व्यवसाय के प्रत्यक्ष और प्रत्यक्ष प्रतिस्पर्धियों का पता लगाने की आवश्यकता है, फिर आप बाद के बारे में सोच सकते हैं।

आपके व्यवसाय के प्रत्यक्ष प्रतियोगी अन्य इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय हैं।

अप्रत्यक्ष प्रतियोगी कैटरर, वेन्यू, ग्राहक हैं जो अपनी घटनाओं की योजना बनाते हैं। ये ऐसी चीजें हैं जो ग्राहक आपसे खरीदते हैं न कि सीधे प्रतिस्पर्धियों से। शो में ऐसे प्रतिस्पर्धियों का उल्लेख किया जाता है, न कि हर बार जो हर बार इवेंट प्लानर्स को होस्ट करता है और यहां तक ​​कि हायर करता है।

सीधी प्रतिस्पर्धा पर विचार करते समय, आपको अन्य इवेंट मैनेजमेंट व्यवसायों के बारे में हर विवरण जानना होगा। किसी विशेष स्थान पर अपना इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने यह जांच लिया है कि आपके स्थान पर कोई अन्य इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय तो नहीं है।

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प्रत्येक प्रतियोगिता के लिए, उनकी ताकत और कमजोरियों को जानने का प्रयास करें। बाजार का SWOT विश्लेषण, साथ ही प्रतिस्पर्धा, आपके लिए क्षेत्र में सफल होने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। जब तक आप अपनी प्रतिस्पर्धा के बारे में नहीं जानते, आप उनसे बेहतर सेवाएं नहीं दे सकते। आपको अपने प्रतिस्पर्धियों के बारे में बहुत सी बातें पता होनी चाहिए जैसे कि उनके पास किस प्रकार के ग्राहक हैं, उनके द्वारा पेश किए जाने वाले उत्पाद, उनका मूल्य निर्धारण, चाहे वे अपनी सेवाओं के लिए कम या अधिक कीमत वसूलते हैं, आदि।

अपने प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण करने के बाद, प्रतिस्पर्धात्मक लाभ के क्षेत्रों का दस्तावेजीकरण करने का प्रयास करें। बेहतर आयोजन विकल्प प्रदान करें जैसे कि अधिक व्यंजन प्रकार, बेहतर स्थल विकल्प, बेहतर ग्राहक सेवाएं, बेहतर मूल्य निर्धारण। इसे अपने ग्राहकों के लिए अपनी सेवाओं को बुक करना आसान बनाएं। वह ईवेंट विकल्प शामिल करें जो आपके प्रतिस्पर्धियों द्वारा ऑफ़र नहीं किया जाता है। अपने प्रतिस्पर्धियों से बेहतर सेवाएं प्रदान करने के हर संभव तरीके के बारे में सोचें।

निष्कर्ष

हमने आपके लिए एक बिजनेस प्लान तैयार किया है। यदि आप इन उपरोक्त चरणों का पालन करते हैं और समय के साथ, आप एक विशेषज्ञ होंगे। आप अपने प्रतिस्पर्धियों और ग्राहकों को समझेंगे। उपरोक्त योजना की सहायता से, आप एक सफल इवेंट मैनेजमेंट व्यवसाय चलाना सीखना पूरा कर लेंगे।

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